Cara kerja proMail secara mendasar adalah mengambil email dari POP Server lalu mengolahnya secara database, berinteraksi dengan user berbasis web, dan menaruh jawaban tersebut pada antrian yang kelak oleh SMTP Server dikirimkan ke pelanggan.

Tidak hanya itu proMail juga memilik fitur-fitur lainnya seperti:

1. Classify – Memungkinkan user untuk mengelompokan email berdasarkan produk, topik, channel, category

2. Multi Account – proMail dapat menangani banyak email account yang juga dapat memilah email yang baru, yang sudah dibaca, yang sudah dijawab sehingga penggunaannya lebih efisien dan efektif.

3. Ending – Adanya fitur Close dan Hoax  atas email2 yang tidak perlu dibahas (hoaxes, duplicate dll).

4. Read lock yang akan mengunci email yang sedang dibuka guna menghindari duplikasi jawab

5. Hold – Menahan email yang siap dikirim customer untuk keperluan check-recheck sebelum benar2 dikirimkan.

6. Activity Log setiap aktifitas user, terhadap mail akan otomatis tercatat

7. Statistic – Tersedia beragam statistik berdasarkan: Contact Status / Type / Channel, Product, Follow Up User,  dan Follow up status; untuk semua atau per account; dan per periode.

8. Contact Standard – Ini adalah salah satu fitur andalan proMail karena berfungsi sebagai knowledge-based atas setiap pertanyaan yang masuk dimana isi maupun subjectnya dapat dirubah oleh user yg berwenang dan dibuat secara bertingkat (hierarchy). Multi-Lingual, Sangat mudah dalam pengelolaannya dan dilengkapi fasilitas Search atas penggalan kata/kalimat pada subject ataupun description.

9. Multi Lingual – proMail didesain untuk dapat menangani multi bahasa sampai dengan 4 bahasa latin dan 1 bahasa mandarin (simplify Chinese)

10. Search – Memudahkan user dalam mencari email berdasarkan UserID / email account / subject / message.

11. Forward – Meneruskan email yang salah alamat ke account lain.

12. One-2-Many Escalation – memungkinkan staff anda untuk mengeskalasikan email yg masuk ke beberapa orang sekaligus lalu kelak dapat melihat berapa jawaban yang merespon eskalasi tersebut.

13. Tracer – Berfungsi untuk melacak follow up status atas email yang tereskalasikan.

14. Hiden Follow Up – email yang dijawab atas hasil eskalasi tidak akan tercatat pada mail-header sehingga aman karena rute email internal tidak disertakan sehingga tidak membuka peluang bagi para hacker untuk menyusup.
    Selain itu metoda ini dapat meyakinkan pelanggan anda bahwa masalahnya dapat teratasi secara single-contact.

15. FAQ – atas hasil Classify maka bisa diketahui topik2 apa yang sering ditanyakan oleh pelanggan.  Sangat bermanfaat guna mengetahui pengetahuan / pemahaman publik terhadap produk anda (Mirip fasilitas Vote).

16. Archieve – Fasilitas pengelolaan email untuk menyimpan ke & membaca dari backup file.

17. Reports – memiliki report2 yang bervariasi yang sangat berguna bagi pelayanan pelanggan.

18. Access Control –Tidak hanya merekstriksi akses user terhadap email tetapi juga terhadap aplikasi dalam restriksi menu, restriksi data, mencatat setiap kegiatan user dan membatasi akses hanya dapat dilakukan dari tempat2 yang ditentukan.

proMail dibuat berdasarkan pengalaman penanganan email dan terbukti efektif digunakan untuk menjawab ratusan email dalam satu hari hanya oleh beberapa staff saja.

proMail menggunakan bahasa pemrograman PHP, database MySQL dan Apache Web Server dengan tujuan efisiensi bagi pihak anda dalam hal total cost of ownership karena selain Inovassi sangat memahami kepentingan pelanggan kedua produk tersebut sangat popular digunakan pada perusahaan yang berbasis internet.

-oOo-